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香港公司法定秘书和商务秘书的责任分别是什么?

根据香港政府规定,所有香港有限公司必须聘用一名法定秘书。那么法定秘书和商务秘书都有哪些区别?

香港公司秘书

法定秘书

香港政府规定香港有限公司必须有一名香港法定秘书,法定秘书由香港本地自然人或法人担任,方便政府联系和处理政府的往来文件。 提供法定秘书的同时,一般还提供注册地址和处理政府来往文件。法定秘书相等于海外人士在香港的代言人,法定秘书对公司没有直接的控制权或拥有权,但如果公司发生问题,法定秘书是要担当一定责任的。

法定秘书责任

公司秘书的责任取决于其与公司的安排。一般来说,秘书应确保公司的运作符合公司条例的要求。公司秘书通常有以下几项责任:

(1) 参加股东大会和董事会,编写会议记录;

(2) 在董事会的指示下,发通知给有权出席股东大会和董事会的所有人员;

(3) 秘书有时应加签档和盖章;

(4) 处理股权转让事宜;

(5) 保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册;

(6) 按规定向公司注册处提交有关文件, 例如年度报表,更改董事或股东的通知等。

商务秘书

商务秘书是根据客户的需要而度身订造的商务服务,包括接听电话、收发传真、代收/寄信件及小邮包等。商务秘书的优点在于能建立企业形象,等同于在香港拥有自己的员工。

商务秘书责任

(1)提供香港商业地带通讯和营业地址;

(2)可供作为信纸、名片、通讯等商业用途;

(3)提供商务服务电话和传真的接听和接收;

(4)香港秘书代听电话,细心有礼,以国语、粤语、英语对话;

(5)代收政府、私人、商业及银行函件,并转寄收件人

(6)代收250克以内的小邮包,并转寄客户

(7)提供专线电话(独立号码)

(8)即时通知客户通话内容

法定秘书的服务功能有别于商务秘书。法定秘书是在注册有限公司时法律要求必须存在的,不可以把法定秘书当成每天为我们处理商务的商务秘书。而且商务秘书可以选择不同的套餐服务,当然服务费用根据服务内容变化而不同。


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